# Orden de trabajo: qué es, qué debe llevar, ejemplo y plantilla gratis

> Qué es una orden de trabajo, en qué se diferencia del parte, qué campos debe llevar, cómo se fija la prioridad, un ejemplo rellenado y una plantilla gratis en Excel, Word y PDF.

Joaquín Tenés · 2026-11-01 · https://delegic.com/blog/orden-de-trabajo

**Una orden de trabajo es el documento con el que la oficina manda hacer un trabajo: qué cliente, qué equipo, qué le pasa, con qué prioridad, qué técnico va y cuándo.** Se abre cuando entra un aviso o toca un preventivo, y se cierra con el parte de trabajo del técnico. En este artículo tienes qué debe llevar, cómo se decide la prioridad, un ejemplo rellenado y una [plantilla gratis en Excel, Word y PDF](#plantilla).

## Qué es una orden de trabajo

En una empresa de mantenimiento, climatización o instalaciones, cada trabajo empieza con una orden. Puede venir de un aviso del cliente (una avería), del plan de preventivo (la revisión del trimestre) o de un presupuesto aceptado (una instalación). La orden reúne lo que el técnico necesita saber antes de salir, y es la referencia con la que luego se factura y se guarda el historial del equipo.

Se confunde a menudo con el parte de trabajo. Son las dos puntas del mismo trabajo:

Orden de trabajo

-   **Antes de la visita.** La hace la oficina.
-   **Lo que hay que hacer:** cliente, equipo, avería, prioridad y técnico.
-   **Sirve para** mandar al técnico con la información.

Parte de trabajo

-   **Durante o al final de la visita.** Lo hace el técnico.
-   **Lo que se hizo:** trabajo, material, horas y resultado.
-   **Sirve para** facturar, justificar y cerrar la orden.

Del parte tenemos una guía aparte, con su plantilla: [parte de trabajo: qué es y qué debe llevar](/blog/parte-de-trabajo).

## Los estados de una orden de trabajo

Una orden pasa por cuatro estados. El que más cuesta es el que no está en la línea recta: la orden que vuelve atrás porque el técnico no pudo terminar.

De abierta a cerrada. Una orden pendiente vuelve a asignarse: es una segunda visita, con otro desplazamiento.

## Qué debe llevar una orden de trabajo

No hay un modelo oficial. Estos son los campos que no deberían faltar, y por qué. Casi todos los pierde una orden cuando el aviso se toma con prisa:

| Campo | Por qué | Imprescindible |
| --- | --- | --- |
| Número de orden y fecha de alta | La une con el aviso, el parte y la factura | Sí |
| Por dónde entró | Teléfono, correo, WhatsApp, web o preventivo: para saber a quién contestar | Recomendable |
| Cliente, contacto y teléfono | A quién llamar si el técnico no encuentra el equipo o no le abren | Sí |
| Dirección de la intervención | Dónde está el equipo, que no siempre es donde se factura | Sí |
| Equipo | Tipo, marca, modelo y número de serie: decide qué piezas y herramientas llevar | Sí |
| Avería comunicada | Qué pasa, desde cuándo y qué código o alarma da | Sí |
| Tipo de trabajo | Correctivo, preventivo, instalación o presupuesto: cambia cómo se factura | Sí |
| Prioridad | Urgente, normal o programada, con un criterio escrito | Sí |
| Contrato | Si está en contrato, qué cubre y qué plazo de respuesta tiene | Recomendable |
| Técnico y fecha prevista | Quién va y cuándo, para poder avisar al cliente | Sí |
| Instrucciones y acceso | Llaves, horarios, por quién preguntar | Recomendable |
| Material previsto | Lo que conviene llevar para no volver a por ello | Recomendable |
| Cierre | Número de parte, fecha y resultado: resuelta, pendiente o anulada | Sí |

Así queda una orden bien rellenada. Es la misma avería del ejemplo de nuestra guía del parte: la orden la abre la oficina la noche antes, y el parte la cierra a la mañana siguiente.

Ejemplo de orden de trabajo. Empresa, cliente y datos inventados.

## Tipos de orden de trabajo

La norma europea de terminología del mantenimiento, UNE-EN 13306, distingue el mantenimiento correctivo, que se hace después de detectar una avería para devolver el equipo a su función, del preventivo, que se hace antes, para reducir la probabilidad de que falle. En la práctica de una empresa de servicio técnico salen cuatro tipos de orden:

1.  **Correctiva.** Una avería que comunica el cliente. Es la que tiene prisa y la que más datos pierde por el camino.
2.  **Preventiva.** La revisión que toca por contrato o por ley. En las instalaciones térmicas, el RITE fija qué operaciones se hacen y con qué periodicidad.
3.  **Instalación o mejora.** Un trabajo con presupuesto aceptado: un equipo nuevo, una sustitución.
4.  **Presupuesto.** Una visita para ver qué hace falta antes de dar precio.

## Cómo se fija la prioridad

Una prioridad sin criterio acaba en que todo es urgente. La forma de evitarlo es escribir qué es urgente y dejarlo a la vista de quien coge los avisos. Un criterio sencillo, con ejemplos de una empresa de clima:

| Prioridad | Cuándo | Ejemplo |
| --- | --- | --- |
| Urgente: hoy | Riesgo para personas, para el edificio o para la mercancía, o un plazo de contrato que vence | Una cámara de frío de un supermercado que sube de temperatura |
| Normal: 24–48 h | El equipo no funciona, pero hay alternativa o no hay daño mientras tanto | Un split de una oficina que no enfría en octubre |
| Programada | Se puede planificar con el cliente | Un preventivo, una revisión o una instalación |

Ejemplo orientativo. Cada empresa fija sus plazos según sus contratos.

## Los seis errores más comunes

1.  **«No funciona».** Sin qué hace, desde cuándo ni qué alarma da, el técnico va a ciegas.
2.  **Sin marca ni modelo.** Es la razón más habitual para volver: el técnico no llevaba la pieza.
3.  **Sin teléfono de contacto in situ.** El técnico llega y nadie le abre.
4.  **Todo urgente.** Si no hay criterio, manda quien más insiste.
5.  **Sin número.** La orden no se puede unir al parte ni a la factura, y el historial del equipo se pierde.
6.  **Sin cerrar.** Órdenes que siguen abiertas con el trabajo hecho: no se factura y no se sabe qué queda pendiente.

## En papel, en Excel o en un programa

Con pocas órdenes al día basta una plantilla. Cuando hay varios técnicos, contratos de mantenimiento y preventivos, las órdenes se llevan en el ERP o en un programa de gestión del mantenimiento, que guarda el historial de cada equipo y avisa de los preventivos. Lo contamos en [qué es un GMAO](/blog/que-es-un-gmao).

## Plantilla de orden de trabajo gratis

Plantilla de orden de trabajo, lista para rellenar

Con todos los campos de la tabla de arriba: por dónde entró, tipo, prioridad, técnico, material previsto y el cierre con el número de parte. En Excel, para el ordenador; en Word, para adaptarla a vuestra empresa; en PDF, para imprimirla.

[Descargar en Excel](/descargas/plantilla-orden-de-trabajo.xlsx)[En Word](/descargas/plantilla-orden-de-trabajo.docx)[En PDF](/descargas/plantilla-orden-de-trabajo.pdf)

## La orden empieza en el aviso

Casi todo lo que le falta a una orden se perdió al tomar el aviso: una llamada a última hora, un correo reenviado, un WhatsApp con una foto y sin dirección. Quien lo coge tiene prisa y otras tres cosas abiertas.

Es justo el trabajo que puede hacer un agente de IA en la oficina: coger el aviso por cualquier canal, preguntar la marca, el modelo y la alarma, buscar al cliente y dejar la orden rellena para que alguien de la oficina la apruebe. Lo explicamos en [agentes de IA para empresas de mantenimiento](/blog/agentes-de-ia-empresas-de-mantenimiento).

## En resumen

> La orden de trabajo es lo que la oficina manda hacer, antes de la visita. El parte es lo que el técnico hizo, después. La orden se cierra con el parte.
> 
> Lo imprescindible: número, cliente y contacto, dirección, equipo con marca y modelo, avería con su alarma, tipo, prioridad con criterio, técnico y fecha, y el cierre con su parte.

## Fuentes

1.  [UNE-EN 13306:2018, Mantenimiento. Terminología del mantenimiento (UNE)](https://www.une.org/encuentra-tu-norma/busca-tu-norma/norma?c=N0060338)
2.  [Real Decreto 1027/2007, Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RITE), IT 3 (BOE)](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-15820)
3.  Foto: U.S. Air Force, Airman 1st Class Derrick Boles, [dominio público](https://creativecommons.org/publicdomain/mark/1.0/deed.es), vía [Wikimedia Commons](https://commons.wikimedia.org/wiki/File:379th_ECES_HVAC_technicians_combat_rising_temperatures_\(8502255\).jpg)