# Parte de trabajo: qué es, qué debe llevar y plantilla gratis en Excel, Word y PDF > Qué es un parte de trabajo y qué debe llevar, con modelo y plantilla gratis en Excel, Word y PDF para imprimir en A4. También la del parte diario. Joaquín Tenés · 2026-10-08 · https://delegic.com/blog/parte-de-trabajo **Un parte de trabajo es el documento que rellena el técnico al acabar cada visita: dónde fue, qué encontró, qué hizo, qué material usó, cuánto tardó y quién le dio el conforme.** Sirve para facturar, para responder a una reclamación y para saber si hay que volver. En este artículo tienes qué campos debe llevar, qué registros exige la ley en instalaciones térmicas y de gases fluorados, los errores más comunes y una [plantilla gratis en Excel, Word y PDF](#plantilla), también la del parte diario. ## En pocas palabras - El parte de trabajo lo rellena el técnico al acabar cada visita; la orden de trabajo la hace la oficina antes. - Lo imprescindible: número de orden, equipo, horas, trabajo con detalle, material con referencia, estado con motivo y conforme del cliente. - La ley no pide un «parte», pero el RITE y el reglamento de gases fluorados piden registros que salen de él, y se guardan 5 años. - Si solo podéis tener uno, que sea el parte por intervención: el diario se saca sumando los de ese día. - Abajo tienes la plantilla gratis en Excel, Word y PDF. ## ¿Qué es un parte de trabajo? En una empresa de mantenimiento, climatización o instalaciones, cada intervención deja dos documentos. Se confunden a menudo, pero no son lo mismo. La **orden de trabajo** se hace antes de la visita y la hace la oficina. Cuenta lo que hay que hacer: el cliente, el equipo, la avería y la urgencia, y sirve para mandar al técnico con la información. El **parte de trabajo** lo rellena el técnico durante o al final de la visita. Cuenta lo que se hizo: el trabajo, el material, las horas y el resultado, y sirve para facturar, para justificar el trabajo y para dejar el historial del equipo. La orden abre el trabajo y el parte lo cierra. Si el parte dice «pendiente», la orden sigue abierta y hay una segunda visita por delante. La orden tiene su propia guía y su plantilla en [orden de trabajo: qué es y qué debe llevar](/blog/orden-de-trabajo). ## ¿Para qué sirve un parte de trabajo? - **Para facturar.** Las horas y el material del parte son la base de la factura. Lo que no está en el parte, no se cobra. - **Para responder a una reclamación.** Si el cliente dice que el técnico no fue, o que fue una hora, el parte firmado es la prueba. - **Para el historial del equipo.** La próxima vez que falle esa enfriadora, el técnico sabrá qué se hizo y qué se cambió. - **Para cumplir la ley.** En instalaciones térmicas y en equipos con gases fluorados hay registros obligatorios, y el parte es de donde salen. Lo vemos más abajo. - **Para saber si hay que volver.** Un parte que dice «falta pieza» es una [segunda visita](/blog/indicadores-de-mantenimiento) que alguien tiene que programar. ## ¿Qué debe llevar un parte de trabajo? No hay un modelo oficial único, pero hay campos que no deberían faltar en ninguno y otros que conviene añadir si trabajáis con contratos de mantenimiento. El parte empieza con su **número y el de su orden**, que lo unen con el aviso y con la factura. Luego dice dónde y en qué: el **cliente y la dirección** donde se hizo el trabajo, que no siempre es donde se factura, y el **equipo**, con su tipo, marca, modelo y número de serie o de inventario. La **fecha y las horas de llegada y de salida** son la base de las horas facturables y de los plazos de un contrato, y el nombre del **técnico** dice quién hizo el trabajo y con qué acreditación. El centro del parte es lo que pasó. La **avería comunicada** recoge lo que dijo el cliente, para compararlo con lo que se encontró. El **trabajo realizado** tiene que ir con detalle, porque «revisado, todo bien» no sirve de nada. El **material usado** lleva referencia y cantidad, para facturar y para reponer el almacén. Y el **estado** dice si quedó resuelto, pendiente de pieza o pendiente de presupuesto, siempre con el motivo. Lo cierra el **conforme del cliente**, con la firma y el nombre de quien lo recibe. Todo eso es imprescindible. Además, conviene apuntar el **tipo de mantenimiento** (correctivo, preventivo o instalación), porque cambia cómo se factura, y hacer **fotos** del antes y el después y de la placa de características. En los equipos con gases fluorados, el parte tiene que llevar también el **gas refrigerante**: el tipo y los kilos añadidos o recuperados. Así queda un parte bien rellenado, con una avería típica de una enfriadora y una empresa y un cliente inventados: ## ¿Qué dice la ley sobre los partes de trabajo? La ley no obliga a tener un «parte de trabajo» con ese nombre. Pero sí obliga a llevar algunos registros que, en la práctica, se rellenan con lo que dice el parte. Son tres los que más afectan a una empresa de mantenimiento, y este es un resumen para orientarse, no asesoramiento legal. El [artículo 27 del RITE](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-15820) pide que toda instalación térmica tenga un registro de las operaciones de mantenimiento y de las reparaciones. Lo hace la empresa mantenedora, que responde de lo que se anota, forma parte del Libro del Edificio y se guarda 5 años. El [Reglamento (UE) 2024/573](https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=DOUE-L-2024-80236), de gases fluorados, pide en los equipos sujetos a control de fugas un registro de cada intervención, con el tipo y la cantidad de gas añadido o recuperado y quién la hizo; la empresa que interviene guarda copia, también durante 5 años. El tercero no es el parte, pero muchas empresas lo sacan del parte diario: el registro de jornada del [artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11430), con la hora de inicio y de fin de cada técnico, que se guarda 4 años. Lo que aplica a cada instalación depende del equipo y del contrato, así que conviene consultarlo con vuestra asociación o vuestro asesor. ## ¿Parte de trabajo diario o por intervención? Hay dos formas de organizarlo, y muchas empresas usan las dos: - **Parte por intervención.** Uno por visita, ligado a su orden de trabajo. Es el que sirve para facturar y para el historial del equipo. - **Parte de trabajo diario.** Una hoja por técnico y día, con todas sus visitas, los desplazamientos y las horas. Es útil para el control de horas y para el registro de jornada. Si solo podéis tener uno, que sea el de cada intervención. El diario se puede sacar sumando los de ese día; al revés, no. Plantilla de parte de trabajo diario Una hoja por técnico y día: inicio y fin de jornada, kilómetros, cada visita con su número de orden y sus horas, el material gastado y el visto bueno del responsable. [Descargar en Excel](/descargas/plantilla-parte-de-trabajo-diario.xlsx)[En Word](/descargas/plantilla-parte-de-trabajo-diario.docx)[En PDF](/descargas/plantilla-parte-de-trabajo-diario.pdf) ## ¿En papel, en Excel o con una app? El papel no cuesta nada y encaja cuando hay pocos técnicos y pocas visitas. El problema es todo lo demás: el parte llega a la oficina días después, si llega; no hay forma de obligar a rellenar los campos; lleva firma, pero no fotos; y para buscar uno antiguo hay que abrir una caja. Una plantilla en Excel o en PDF tampoco cuesta nada y sirve para ordenar sin cambiar de programa. Llega cuando el técnico la manda, las fotos van aparte y los partes antiguos se buscan por carpetas, pero sigue sin poder exigir que nadie rellene lo importante. Una app de partes de trabajo cuesta una cuota y una tarde de formación, y encaja cuando hay varios técnicos y contratos de mantenimiento. A cambio, el parte llega a la oficina en el momento, con las fotos y la firma dentro, no deja cerrar la visita sin los campos obligatorios y cualquier parte antiguo se encuentra por cliente, equipo o fecha. Antes de comprar una app de partes de trabajo, mirad si vuestro ERP o vuestro [software SAT](/blog/software-sat) ya la incluye. Muchos la tienen, y un parte fuera del ERP es un dato más que alguien tiene que volver a teclear. ## Los siete errores más comunes 1. **«Revisado, todo correcto».** No dice qué se revisó ni cómo estaba. No sirve como registro ni como defensa. 2. **Sin hora de llegada y de salida.** Sin ellas no hay forma de facturar horas ni de demostrar un plazo. 3. **Material sin referencia.** «Un filtro» no se puede facturar ni reponer. 4. **«Pendiente» sin motivo.** Si no dice qué falta, nadie en la oficina sabe qué pedir ni cuándo volver. 5. **Sin número de orden.** El parte queda suelto y no se sabe de qué aviso viene. 6. **Sin conforme del cliente.** Ante una reclamación, es vuestra palabra contra la suya. 7. **Llega días tarde.** Cada día que pasa es un día más sin facturar y con más cosas olvidadas. ## Plantilla y modelo de parte de trabajo gratis Plantilla de parte de trabajo, lista para rellenar Con todos los campos de arriba, espacio para el material y el conforme del cliente, y una hoja de ejemplo rellenada. En Excel, para rellenarla en el ordenador o en la tableta; en Word, para cambiarla a vuestro gusto; en PDF, para imprimirla en A4 y rellenarla a mano. [Descargar en Excel](/descargas/plantilla-parte-de-trabajo.xlsx)[En Word](/descargas/plantilla-parte-de-trabajo.docx)[En PDF](/descargas/plantilla-parte-de-trabajo.pdf) ## El parte empieza en el aviso Muchos partes acaban en «pendiente» por algo que pasó antes de la visita: el aviso llegó a medias. El técnico no sabía qué equipo era, ni la marca, ni qué alarma daba, y fue sin la pieza. Es la segunda visita más cara, la que se podía haber evitado en la oficina. Por eso el parte y la orden son las dos puntas del mismo trabajo. Cuanto más completo sale el aviso, más partes se cierran a la primera. Es justo el trabajo que hace un agente de IA en la oficina, y lo contamos en [agentes de IA para empresas de mantenimiento](/blog/agentes-de-ia-empresas-de-mantenimiento). ## En resumen > El parte de trabajo cierra lo que abrió la orden: qué se hizo, con qué material, cuánto se tardó y si hay que volver. Bien rellenado, sirve para facturar, para defenderse de una reclamación y para cumplir los registros del RITE y de gases fluorados. > > Lo imprescindible: número de orden, equipo, horas, trabajo con detalle, material con referencia, estado con motivo y conforme del cliente. ## Fotos 1. Foto: Saud, [CC BY-SA 4.0](https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/), vía [Wikimedia Commons](https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Air_Cooled_Liquid_Chiller.jpg) 2. Foto de portada: Sid Mbog, [CC BY-SA 4.0](https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/deed.es), vía [Wikimedia Commons](https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Electrician_reading_schematic.jpg)