Software SAT: qué hace un programa de servicio técnico, cuánto cuesta y cómo elegirlo

Un software SAT es el programa con el que una empresa de servicio técnico lleva cada trabajo de principio a fin: el aviso, la orden, la agenda de los técnicos, la visita, el parte firmado y la factura. En inglés se llama field service management (FSM). Aquí tienes qué hace, cuándo hace falta, cuánto cuesta, qué tiene que cumplir por ley, cómo elegir uno y qué no hace aunque lleve IA.

Lo usan las empresas que mandan técnicos a casa o a la instalación del cliente: climatización y calefacción, frío industrial, ascensores, contra incendios, electricidad, mantenimiento de edificios o reparación de maquinaria. En todas pasa lo mismo: el trabajo se hace fuera de la oficina, y lo que el técnico ve, gasta y firma tiene que llegar a la oficina para planificar, facturar y saber qué se le ha hecho a cada equipo.

Qué hace un software SAT

Todo lo que pasa entre que un cliente avisa y la factura sale queda en un solo sitio, y cada paso lo lleva un módulo del programa:

De todos los módulos, la app de partes de trabajo es la que más cambia el día a día. El técnico ve sus órdenes en el móvil, apunta horas y material, hace fotos y recoge la firma del cliente en el sitio. El parte llega a la oficina al cerrar la visita, no a final de semana, y se puede facturar ese mismo día. Por eso muchas empresas empiezan por ahí, y por eso conviene probar la app con técnicos de verdad antes de elegir.

Qué tiene que llevar cada parte lo explicamos en el parte de trabajo, y la orden, en la orden de trabajo; los dos con plantilla gratis.

Cuándo hace falta un software SAT

Con tres técnicos, una hoja de cálculo y un grupo de WhatsApp aguantan. Estas son las señales de que ya no:

• Los partes llegan días después, en papel o en fotos, y alguien los pasa a mano para facturar.
• Nadie sabe dónde está cada técnico sin llamarle, y los avisos urgentes se encajan a ojo.
• Se escapan revisiones de contrato porque dependen de un calendario o de la memoria de alguien.
• No hay historial por equipo: para saber qué se le hizo a una caldera hay que buscar en correos.
• Se factura tarde o se queda material sin cobrar porque el parte no recoge lo que se gastó.

La diferencia entre trabajar bien y mal organizado se mide. Aquant analizó 21 millones de intervenciones de 157 empresas de servicio técnico, y esto es lo que resuelve cada una en la primera visita:

Cada trabajo que no se cierra a la primera cuesta de media un 34 % más que uno normal, según el mismo informe. Las mejores llegan con la pieza y el historial del equipo, y eso sale de tener cada aviso, cada parte y cada equipo en el mismo sitio.

Software SAT, GMAO y ERP

Se solapan, pero cada uno pone algo distinto en el centro. El software SAT pone el aviso, el cliente y el técnico; el GMAO, el equipo y su mantenimiento; el ERP, la empresa entera: compras, ventas y contabilidad. Muchos ERP tienen un módulo de servicio técnico, y muchos programas SAT facturan. La comparación completa está en qué es un GMAO.

Cuando alguien busca un software de mantenimiento o un programa de mantenimiento, puede querer cualquiera de los dos. Si el negocio es mantener las máquinas propias, como una fábrica o un hospital, lo que necesita es un GMAO. Si el negocio es mantener las de otros, con contratos, avisos y técnicos que se desplazan, necesita un software SAT, aunque también lleve el historial de cada equipo.

Cuánto cuesta un software SAT

Casi todos cobran por usuario y mes, y añaden módulos por empresa. Unos publican la tarifa y otros hacen presupuesto. Dos ejemplos, tal como lo cuentan en su web:

La cuota es solo una parte. Pregunta también por:

• La puesta en marcha. Cargar clientes, equipos y contratos, configurar y formar. A veces se cobra aparte.
• Los usuarios de oficina. Algunos cobran igual por cada persona de la oficina que por cada técnico.
• Los módulos. Facturación, contabilidad, portal del cliente o integraciones suelen ir fuera de la cuota básica.
• La permanencia. Si el contrato es anual y qué pasa con tus datos si te vas.

Lo que tiene que cumplir en España

Las fechas de la facturación se han movido varias veces. Así están a 2 de noviembre de 2026:

El 5 de octubre de 2026, Hacienda anunció que retrasa VeriFactu a octubre de 2028, para que coincida con la factura electrónica:

Mientras no salga en el BOE, valen las fechas de 2027. Pide al fabricante por escrito que su programa cumple VeriFactu y que estará listo para la factura electrónica.

Qué tipo de programa encaja según el tamaño

Algunos de los que se usan en España, con lo que dice cada fabricante de sí mismo:

Cómo elegir un software SAT

1. Empieza por un trabajo de verdad. Pide que te enseñen un aviso real tuyo de principio a fin, del aviso a la factura, no una demo preparada.
2. Pruébalo con dos técnicos. Si la app es lenta o no funciona sin cobertura, los partes llegarán tarde o a medias.
3. Haz la cuenta a dos años. Con la plantilla que tendréis, los usuarios de oficina, los módulos y la puesta en marcha.
4. Pregunta quién carga los datos. Clientes, equipos y contratos llevan semanas. Que quede por escrito quién lo hace y cuánto cuesta.
5. Exige poder sacar tus datos. Todo exportable, en un formato abierto, sin pedir permiso.
6. Comprueba la facturación. Si factura, que cumpla VeriFactu; si no, que pase el parte a vuestro programa de facturas sin teclear dos veces.
7. Pregunta por las integraciones. Con el ERP, la contabilidad, el correo y el teléfono.

Software SAT e inteligencia artificial

Casi todos los fabricantes anuncian ya funciones de IA: planificación automática, resúmenes de partes, transcripción de notas de voz o asistentes para el técnico. Sirven, pero todas trabajan con lo que ya está dentro del programa.

Lo que sigue fuera es el primer paso del recorrido: el aviso. Las llamadas, los correos y los WhatsApp de los clientes los coge alguien de la oficina, los entiende y los pasa al programa. Por la noche y en los picos, no los coge nadie. Se ve en lo que escriben los clientes cuando se quejan:

El 59 % de las quejas son de oficina, no del trabajo del técnico. Eso es lo que puede hacer un agente de IA encima del software SAT:

Cómo funciona por teléfono está en agente de voz con IA, y cómo se prueba un agente en una empresa de mantenimiento, en agentes de IA para empresas de mantenimiento.

Preguntas frecuentes

¿Software SAT y software de field service son lo mismo?

Sí. SAT es como se dice en España; field service management (FSM), como se dice en inglés y en los programas grandes.

¿Lo necesito si ya tengo un ERP?

Depende de si tu ERP tiene módulo de servicio técnico con app para los técnicos. Si lo tiene y los técnicos lo usan, no. Si los partes siguen llegando en papel, necesitas ese módulo o un software SAT.

¿Cuánto se tarda en ponerlo en marcha?

Días para un autónomo; semanas para una empresa de 5 a 50 técnicos, sobre todo por la carga de clientes, equipos y contratos; meses para una empresa grande con integraciones.

¿Hay software SAT gratis?

Hay programas de gestión con plan gratuito, pero suelen limitar usuarios, documentos o módulos. Mira el límite antes de cargar datos.

En resumen

Un software SAT lleva cada trabajo del aviso a la factura: órdenes, agenda, app del técnico, partes, contratos y facturas. Hace falta cuando los partes llegan tarde, se escapan revisiones o se factura material de menos.

Para elegir uno, pruébalo con un trabajo tuyo y con tus técnicos, haz la cuenta a dos años y deja por escrito quién carga los datos. Lo que no hace, aunque lleve IA, es coger los avisos.