Orden de trabajo: qué es, qué debe llevar, ejemplo y plantilla gratis

Una orden de trabajo es el documento con el que la oficina manda hacer un trabajo: qué cliente, qué equipo, qué le pasa, con qué prioridad, qué técnico va y cuándo. Se abre cuando entra un aviso o toca un preventivo, y se cierra con el parte de trabajo del técnico. En este artículo tienes qué debe llevar, cómo se decide la prioridad, un ejemplo rellenado y una plantilla gratis en Excel, Word y PDF.

Qué es una orden de trabajo

En una empresa de mantenimiento, climatización o instalaciones, cada trabajo empieza con una orden. Puede venir de un aviso del cliente (una avería), del plan de preventivo (la revisión del trimestre) o de un presupuesto aceptado (una instalación). La orden reúne lo que el técnico necesita saber antes de salir, y es la referencia con la que luego se factura y se guarda el historial del equipo.

Se confunde a menudo con el parte de trabajo. Son las dos puntas del mismo trabajo:

Del parte tenemos una guía aparte, con su plantilla: parte de trabajo: qué es y qué debe llevar.

Los estados de una orden de trabajo

Una orden pasa por cuatro estados. El que más cuesta es el que no está en la línea recta: la orden que vuelve atrás porque el técnico no pudo terminar.

Qué debe llevar una orden de trabajo

No hay un modelo oficial. Estos son los campos que no deberían faltar, y por qué. Casi todos los pierde una orden cuando el aviso se toma con prisa:

Así queda una orden bien rellenada. Es la misma avería del ejemplo de nuestra guía del parte: la orden la abre la oficina la noche antes, y el parte la cierra a la mañana siguiente.

Tipos de orden de trabajo

La norma europea de terminología del mantenimiento, UNE-EN 13306, distingue el mantenimiento correctivo, que se hace después de detectar una avería para devolver el equipo a su función, del preventivo, que se hace antes, para reducir la probabilidad de que falle. En la práctica de una empresa de servicio técnico salen cuatro tipos de orden:

1. Correctiva. Una avería que comunica el cliente. Es la que tiene prisa y la que más datos pierde por el camino.
2. Preventiva. La revisión que toca por contrato o por ley. En las instalaciones térmicas, el RITE fija qué operaciones se hacen y con qué periodicidad.
3. Instalación o mejora. Un trabajo con presupuesto aceptado: un equipo nuevo, una sustitución.
4. Presupuesto. Una visita para ver qué hace falta antes de dar precio.

Cómo se fija la prioridad

Una prioridad sin criterio acaba en que todo es urgente. La forma de evitarlo es escribir qué es urgente y dejarlo a la vista de quien coge los avisos. Un criterio sencillo, con ejemplos de una empresa de clima:

Los seis errores más comunes

1. «No funciona». Sin qué hace, desde cuándo ni qué alarma da, el técnico va a ciegas.
2. Sin marca ni modelo. Es la razón más habitual para volver: el técnico no llevaba la pieza.
3. Sin teléfono de contacto in situ. El técnico llega y nadie le abre.
4. Todo urgente. Si no hay criterio, manda quien más insiste.
5. Sin número. La orden no se puede unir al parte ni a la factura, y el historial del equipo se pierde.
6. Sin cerrar. Órdenes que siguen abiertas con el trabajo hecho: no se factura y no se sabe qué queda pendiente.

En papel, en Excel o en un programa

Con pocas órdenes al día basta una plantilla. Cuando hay varios técnicos, contratos de mantenimiento y preventivos, las órdenes se llevan en el ERP o en un programa de gestión del mantenimiento, que guarda el historial de cada equipo y avisa de los preventivos. Lo contamos en qué es un GMAO.

Plantilla de orden de trabajo gratis

La orden empieza en el aviso

Casi todo lo que le falta a una orden se perdió al tomar el aviso: una llamada a última hora, un correo reenviado, un WhatsApp con una foto y sin dirección. Quien lo coge tiene prisa y otras tres cosas abiertas.

Es justo el trabajo que puede hacer un agente de IA en la oficina: coger el aviso por cualquier canal, preguntar la marca, el modelo y la alarma, buscar al cliente y dejar la orden rellena para que alguien de la oficina la apruebe. Lo explicamos en agentes de IA para empresas de mantenimiento.

En resumen

La orden de trabajo es lo que la oficina manda hacer, antes de la visita. El parte es lo que el técnico hizo, después. La orden se cierra con el parte.

Lo imprescindible: número, cliente y contacto, dirección, equipo con marca y modelo, avería con su alarma, tipo, prioridad con criterio, técnico y fecha, y el cierre con su parte.