Parte de trabajo: qué es, qué debe llevar y plantilla gratis
Un parte de trabajo es el documento que rellena el técnico al acabar cada visita: dónde fue, qué encontró, qué hizo, qué material usó, cuánto tardó y quién le dio el conforme. Sirve para facturar, para responder a una reclamación y para saber si hay que volver. En este artículo tienes qué campos debe llevar, qué registros exige la ley en instalaciones térmicas y de gases fluorados, los errores más comunes y una plantilla gratis en Excel y PDF.
Qué es un parte de trabajo
En una empresa de mantenimiento, climatización o instalaciones, cada intervención deja dos documentos. Se confunden a menudo, pero no son lo mismo:
| Orden de trabajo | Parte de trabajo | |
|---|---|---|
| Cuándo se hace | Antes de la visita | Durante o al final de la visita |
| Quién lo hace | La oficina | El técnico |
| Qué cuenta | Lo que hay que hacer: cliente, equipo, avería, urgencia | Lo que se hizo: trabajo, material, horas y resultado |
| Para qué sirve | Mandar al técnico con la información | Facturar, justificar y dejar historial |
La orden abre el trabajo y el parte lo cierra. Si el parte dice «pendiente», la orden sigue abierta y hay una segunda visita por delante.
Para qué sirve un parte de trabajo
- Para facturar. Las horas y el material del parte son la base de la factura. Lo que no está en el parte, no se cobra.
- Para responder a una reclamación. Si el cliente dice que el técnico no fue, o que fue una hora, el parte firmado es la prueba.
- Para el historial del equipo. La próxima vez que falle esa enfriadora, el técnico sabrá qué se hizo y qué se cambió.
- Para cumplir la ley. En instalaciones térmicas y en equipos con gases fluorados hay registros obligatorios, y el parte es de donde salen. Lo vemos más abajo.
- Para saber si hay que volver. Un parte que dice «falta pieza» es una segunda visita que alguien tiene que programar.
Qué debe llevar un parte de trabajo
No hay un modelo oficial único. Estos son los campos que no deberían faltar en ninguno, y los que conviene añadir si trabajáis con contratos de mantenimiento:
| Campo | Por qué | Imprescindible |
|---|---|---|
| Número de parte y de orden | Une el parte con el aviso y con la factura | Sí |
| Cliente y dirección | Dónde se hizo el trabajo, no dónde se factura | Sí |
| Equipo | Tipo, marca, modelo y número de serie o de inventario | Sí |
| Fecha, hora de llegada y de salida | Base de las horas facturables y de los plazos de un contrato | Sí |
| Técnico | Quién hizo el trabajo y con qué acreditación | Sí |
| Avería comunicada | Lo que dijo el cliente, para comparar con lo encontrado | Sí |
| Trabajo realizado | Qué se hizo, con detalle; «revisado, todo bien» no sirve | Sí |
| Material usado | Referencia y cantidad, para facturar y para el almacén | Sí |
| Estado | Resuelto, pendiente de pieza o pendiente de presupuesto, con el motivo | Sí |
| Conforme del cliente | Firma y nombre de quien lo recibe | Sí |
| Tipo de mantenimiento | Correctivo, preventivo o instalación: cambia cómo se factura | Recomendable |
| Gas refrigerante | Tipo y kilos añadidos o recuperados, si hay gases fluorados | Según el equipo |
| Fotos | Antes y después, y la placa de características | Recomendable |
Así queda un parte bien rellenado, con una avería típica de una enfriadora:
Qué dice la ley sobre los partes de trabajo
La ley no obliga a tener un «parte de trabajo» con ese nombre. Pero sí obliga a llevar algunos registros que, en la práctica, se rellenan con lo que dice el parte. Los tres que más afectan a una empresa de mantenimiento son estos:
| Norma | Qué pide | Se guarda |
|---|---|---|
| RITE, artículo 27 | Toda instalación térmica tiene un registro de las operaciones de mantenimiento y de las reparaciones. Lo hace la empresa mantenedora, que responde de lo que se anota, y forma parte del Libro del Edificio. | 5 años |
| Reglamento (UE) 2024/573, de gases fluorados | En los equipos sujetos a control de fugas, un registro de cada intervención: tipo y cantidad de gas añadido o recuperado, y quién la hizo. La empresa que la hace guarda copia. | 5 años |
| Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9 | El registro diario de jornada de cada técnico, con la hora de inicio y de fin. No es el parte, pero muchas empresas lo sacan del parte diario. | 4 años |
La consecuencia práctica es sencilla. Si el parte recoge el equipo, el trabajo y el gas con detalle, el registro se rellena solo. Si dice «revisión, todo correcto», alguien tendrá que reconstruirlo cuando lo pidan.
Parte de trabajo diario o por intervención
Hay dos formas de organizarlo, y muchas empresas usan las dos:
- Parte por intervención: uno por visita, ligado a su orden de trabajo. Es el que sirve para facturar y para el historial del equipo.
- Parte de trabajo diario: una hoja por técnico y día, con todas sus visitas, los desplazamientos y las horas. Es útil para el control de horas y para el registro de jornada.
Si solo podéis tener uno, que sea el de cada intervención. El diario se puede sacar sumando los de ese día; al revés, no.
Partes de trabajo en papel, en Excel o con una app
| Papel | Excel o PDF | App de partes de trabajo | |
|---|---|---|---|
| Cuesta empezar | Nada | Nada | Una cuota y una tarde de formación |
| Llega a la oficina | Días después, si llega | Cuando el técnico lo manda | Al momento |
| Campos obligatorios | No se pueden exigir | No se pueden exigir | No deja cerrar sin ellos |
| Fotos y firma | Firma sí, fotos no | Aparte | En el propio parte |
| Buscar un parte antiguo | En una caja | Por carpetas | Por cliente, equipo o fecha |
| Encaja cuando | Hay pocos técnicos y pocas visitas | Se quiere ordenar sin cambiar de programa | Hay varios técnicos y contratos de mantenimiento |
Antes de comprar una app de partes de trabajo, mirad si vuestro ERP o vuestro programa de gestión ya la incluye. Muchos la tienen, y un parte fuera del ERP es un dato más que alguien tiene que volver a teclear.
Los siete errores más comunes
- «Revisado, todo correcto». No dice qué se revisó ni cómo estaba. No sirve como registro ni como defensa.
- Sin hora de llegada y de salida. Sin ellas no hay forma de facturar horas ni de demostrar un plazo.
- Material sin referencia. «Un filtro» no se puede facturar ni reponer.
- «Pendiente» sin motivo. Si no dice qué falta, nadie en la oficina sabe qué pedir ni cuándo volver.
- Sin número de orden. El parte queda suelto y no se sabe de qué aviso viene.
- Sin conforme del cliente. Ante una reclamación, es vuestra palabra contra la suya.
- Llega días tarde. Cada día que pasa es un día más sin facturar y con más cosas olvidadas.
Plantilla de parte de trabajo gratis
Plantilla de parte de trabajo, lista para rellenar
Con todos los campos de la tabla de arriba, espacio para el material y el conforme del cliente, y una hoja de ejemplo rellenada. En Excel, para rellenarla en el ordenador o en la tableta; en PDF, para imprimirla.
El parte empieza en el aviso
Muchos partes acaban en «pendiente» por algo que pasó antes de la visita: el aviso llegó a medias. El técnico no sabía qué equipo era, ni la marca, ni qué alarma daba, y fue sin la pieza. Es la segunda visita más cara, la que se podía haber evitado en la oficina.
Por eso el parte y la orden son las dos puntas del mismo trabajo. Cuanto más completo sale el aviso, más partes se cierran a la primera. Es justo el trabajo que hace un agente de IA en la oficina, y lo contamos en agentes de IA para empresas de mantenimiento.
En resumen
El parte de trabajo cierra lo que abrió la orden: qué se hizo, con qué material, cuánto se tardó y si hay que volver. Bien rellenado, sirve para facturar, para defenderse de una reclamación y para cumplir los registros del RITE y de gases fluorados.
Lo imprescindible: número de orden, equipo, horas, trabajo con detalle, material con referencia, estado con motivo y conforme del cliente.
Fuentes
- Real Decreto 1027/2007, Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RITE), artículos 26 y 27 (BOE)
- Reglamento (UE) 2024/573 sobre los gases fluorados de efecto invernadero (BOE)
- Real Decreto Legislativo 2/2015, Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9 (BOE)
- Foto de portada: Sid Mbog, CC BY-SA 4.0, vía Wikimedia Commons
Sobre el autor
Joaquín TenésFundador de Delegic
Joaquín fundó Delegic para hacer el trabajo de seguimiento que se queda sin hacer en las empresas de mantenimiento y climatización: presupuestos sin respuesta, contratos que vencen y facturas sin cobrar.
Empezó su carrera en PwC, en Mercados de Capitales, con empresas de telecomunicaciones que operan con equipos técnicos en campo, como Cellnex. Después pasó a desarrollo de negocio en startups como Cobee.
