Parte de trabajo: qué es, qué debe llevar y plantilla gratis en Excel, Word y PDF

Un parte de trabajo es el documento que rellena el técnico al acabar cada visita: dónde fue, qué encontró, qué hizo, qué material usó, cuánto tardó y quién le dio el conforme. Sirve para facturar, para responder a una reclamación y para saber si hay que volver. En este artículo tienes qué campos debe llevar, qué registros exige la ley en instalaciones térmicas y de gases fluorados, los errores más comunes y una plantilla gratis en Excel, Word y PDF, también la del parte diario.

En pocas palabras

• El parte de trabajo lo rellena el técnico al acabar cada visita; la orden de trabajo la hace la oficina antes.
• Lo imprescindible: número de orden, equipo, horas, trabajo con detalle, material con referencia, estado con motivo y conforme del cliente.
• La ley no pide un «parte», pero el RITE y el reglamento de gases fluorados piden registros que salen de él, y se guardan 5 años.
• Si solo podéis tener uno, que sea el parte por intervención: el diario se saca sumando los de ese día.
• Abajo tienes la plantilla gratis en Excel, Word y PDF.

¿Qué es un parte de trabajo?

En una empresa de mantenimiento, climatización o instalaciones, cada intervención deja dos documentos. Se confunden a menudo, pero no son lo mismo.

La orden de trabajo se hace antes de la visita y la hace la oficina. Cuenta lo que hay que hacer: el cliente, el equipo, la avería y la urgencia, y sirve para mandar al técnico con la información. El parte de trabajo lo rellena el técnico durante o al final de la visita. Cuenta lo que se hizo: el trabajo, el material, las horas y el resultado, y sirve para facturar, para justificar el trabajo y para dejar el historial del equipo.

La orden abre el trabajo y el parte lo cierra. Si el parte dice «pendiente», la orden sigue abierta y hay una segunda visita por delante. La orden tiene su propia guía y su plantilla en orden de trabajo: qué es y qué debe llevar.

¿Para qué sirve un parte de trabajo?

• Para facturar. Las horas y el material del parte son la base de la factura. Lo que no está en el parte, no se cobra.
• Para responder a una reclamación. Si el cliente dice que el técnico no fue, o que fue una hora, el parte firmado es la prueba.
• Para el historial del equipo. La próxima vez que falle esa enfriadora, el técnico sabrá qué se hizo y qué se cambió.
• Para cumplir la ley. En instalaciones térmicas y en equipos con gases fluorados hay registros obligatorios, y el parte es de donde salen. Lo vemos más abajo.
• Para saber si hay que volver. Un parte que dice «falta pieza» es una segunda visita que alguien tiene que programar.

¿Qué debe llevar un parte de trabajo?

No hay un modelo oficial único, pero hay campos que no deberían faltar en ninguno y otros que conviene añadir si trabajáis con contratos de mantenimiento.

El parte empieza con su número y el de su orden, que lo unen con el aviso y con la factura. Luego dice dónde y en qué: el cliente y la dirección donde se hizo el trabajo, que no siempre es donde se factura, y el equipo, con su tipo, marca, modelo y número de serie o de inventario. La fecha y las horas de llegada y de salida son la base de las horas facturables y de los plazos de un contrato, y el nombre del técnico dice quién hizo el trabajo y con qué acreditación.

El centro del parte es lo que pasó. La avería comunicada recoge lo que dijo el cliente, para compararlo con lo que se encontró. El trabajo realizado tiene que ir con detalle, porque «revisado, todo bien» no sirve de nada. El material usado lleva referencia y cantidad, para facturar y para reponer el almacén. Y el estado dice si quedó resuelto, pendiente de pieza o pendiente de presupuesto, siempre con el motivo. Lo cierra el conforme del cliente, con la firma y el nombre de quien lo recibe.

Todo eso es imprescindible. Además, conviene apuntar el tipo de mantenimiento (correctivo, preventivo o instalación), porque cambia cómo se factura, y hacer fotos del antes y el después y de la placa de características. En los equipos con gases fluorados, el parte tiene que llevar también el gas refrigerante: el tipo y los kilos añadidos o recuperados.

Así queda un parte bien rellenado, con una avería típica de una enfriadora y una empresa y un cliente inventados:

¿Qué dice la ley sobre los partes de trabajo?

La ley no obliga a tener un «parte de trabajo» con ese nombre. Pero sí obliga a llevar algunos registros que, en la práctica, se rellenan con lo que dice el parte. Son tres los que más afectan a una empresa de mantenimiento, y este es un resumen para orientarse, no asesoramiento legal.

El artículo 27 del RITE pide que toda instalación térmica tenga un registro de las operaciones de mantenimiento y de las reparaciones. Lo hace la empresa mantenedora, que responde de lo que se anota, forma parte del Libro del Edificio y se guarda 5 años. El Reglamento (UE) 2024/573, de gases fluorados, pide en los equipos sujetos a control de fugas un registro de cada intervención, con el tipo y la cantidad de gas añadido o recuperado y quién la hizo; la empresa que interviene guarda copia, también durante 5 años.

El tercero no es el parte, pero muchas empresas lo sacan del parte diario: el registro de jornada del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, con la hora de inicio y de fin de cada técnico, que se guarda 4 años. Lo que aplica a cada instalación depende del equipo y del contrato, así que conviene consultarlo con vuestra asociación o vuestro asesor.

¿Parte de trabajo diario o por intervención?

Hay dos formas de organizarlo, y muchas empresas usan las dos:

• Parte por intervención. Uno por visita, ligado a su orden de trabajo. Es el que sirve para facturar y para el historial del equipo.
• Parte de trabajo diario. Una hoja por técnico y día, con todas sus visitas, los desplazamientos y las horas. Es útil para el control de horas y para el registro de jornada.

Si solo podéis tener uno, que sea el de cada intervención. El diario se puede sacar sumando los de ese día; al revés, no.

¿En papel, en Excel o con una app?

El papel no cuesta nada y encaja cuando hay pocos técnicos y pocas visitas. El problema es todo lo demás: el parte llega a la oficina días después, si llega; no hay forma de obligar a rellenar los campos; lleva firma, pero no fotos; y para buscar uno antiguo hay que abrir una caja.

Una plantilla en Excel o en PDF tampoco cuesta nada y sirve para ordenar sin cambiar de programa. Llega cuando el técnico la manda, las fotos van aparte y los partes antiguos se buscan por carpetas, pero sigue sin poder exigir que nadie rellene lo importante.

Una app de partes de trabajo cuesta una cuota y una tarde de formación, y encaja cuando hay varios técnicos y contratos de mantenimiento. A cambio, el parte llega a la oficina en el momento, con las fotos y la firma dentro, no deja cerrar la visita sin los campos obligatorios y cualquier parte antiguo se encuentra por cliente, equipo o fecha.

Antes de comprar una app de partes de trabajo, mirad si vuestro ERP o vuestro software SAT ya la incluye. Muchos la tienen, y un parte fuera del ERP es un dato más que alguien tiene que volver a teclear.

Los siete errores más comunes

1. «Revisado, todo correcto». No dice qué se revisó ni cómo estaba. No sirve como registro ni como defensa.
2. Sin hora de llegada y de salida. Sin ellas no hay forma de facturar horas ni de demostrar un plazo.
3. Material sin referencia. «Un filtro» no se puede facturar ni reponer.
4. «Pendiente» sin motivo. Si no dice qué falta, nadie en la oficina sabe qué pedir ni cuándo volver.
5. Sin número de orden. El parte queda suelto y no se sabe de qué aviso viene.
6. Sin conforme del cliente. Ante una reclamación, es vuestra palabra contra la suya.
7. Llega días tarde. Cada día que pasa es un día más sin facturar y con más cosas olvidadas.

Plantilla y modelo de parte de trabajo gratis

El parte empieza en el aviso

Muchos partes acaban en «pendiente» por algo que pasó antes de la visita: el aviso llegó a medias. El técnico no sabía qué equipo era, ni la marca, ni qué alarma daba, y fue sin la pieza. Es la segunda visita más cara, la que se podía haber evitado en la oficina.

Por eso el parte y la orden son las dos puntas del mismo trabajo. Cuanto más completo sale el aviso, más partes se cierran a la primera. Es justo el trabajo que hace un agente de IA en la oficina, y lo contamos en agentes de IA para empresas de mantenimiento.

En resumen

El parte de trabajo cierra lo que abrió la orden: qué se hizo, con qué material, cuánto se tardó y si hay que volver. Bien rellenado, sirve para facturar, para defenderse de una reclamación y para cumplir los registros del RITE y de gases fluorados.

Lo imprescindible: número de orden, equipo, horas, trabajo con detalle, material con referencia, estado con motivo y conforme del cliente.