Qué es un GMAO: para qué sirve, qué módulos tiene y dónde encaja la IA
Un GMAO es el programa con el que una empresa organiza su mantenimiento: qué equipos tiene, qué les toca revisar y cuándo, qué órdenes de trabajo hay abiertas, qué repuestos quedan y cuánto falla cada equipo. GMAO son las siglas de gestión del mantenimiento asistido por ordenador; en inglés se llama CMMS. En este artículo tienes para qué sirve, sus módulos, en qué se diferencia de un ERP, cómo elegir uno y qué puede hacer un agente de IA encima de él.
Para qué sirve un GMAO
- Para que no se caiga ningún preventivo. Guarda el plan de cada equipo y genera las órdenes cuando toca, sin depender de un calendario en la pared.
- Para tener el historial de cada equipo. Qué se le hizo, qué se le cambió y cuántas veces ha fallado, en un solo sitio.
- Para medir. Tiempos de respuesta, MTTR, MTBF y cumplimiento del preventivo salen de sus órdenes cerradas.
Hay una razón legal además de la práctica. En las instalaciones térmicas, el RITE obliga a mantener según un programa de mantenimiento preventivo con periodicidades mínimas, y a llevar un registro de las operaciones de mantenimiento y de las reparaciones, que hace la empresa mantenedora y se guarda al menos cinco años. Un GMAO es la forma ordenada de cumplir las dos cosas.
Qué módulos tiene un GMAO
| Módulo | Qué guarda | Ejemplo |
|---|---|---|
| Activos | Cada equipo con su ubicación, marca, modelo, número de serie y documentación | La enfriadora de la cubierta de un edificio, con su manual |
| Órdenes de trabajo | Cada trabajo, con su estado, técnico, horas y material | La avería de alta presión de anoche, asignada al técnico 3 |
| Preventivo | Qué se revisa en cada equipo y cada cuánto, y las órdenes que genera | La revisión trimestral de las calderas de una comunidad |
| Repuestos | Qué piezas hay, dónde y cuántas, y qué se gastó en cada orden | Filtros, correas y presostatos de la furgoneta 12 |
| Indicadores | Lo que sale de las órdenes cerradas | MTTR, MTBF y cumplimiento del preventivo del mes |
| App del técnico | Las órdenes en el móvil, con el parte, las fotos y la firma | El parte firmado por el cliente al acabar la visita |
Los indicadores los explicamos uno a uno, con sus fórmulas, en MTTR y MTBF: qué son y cómo se calculan.
GMAO, ERP y programa de servicio técnico
Se mezclan a menudo porque se solapan. La diferencia está en qué pone en el centro cada uno:
| GMAO | ERP | Programa de servicio técnico | |
|---|---|---|---|
| En el centro | El equipo y su mantenimiento | La empresa: ventas, compras, facturas, contabilidad | El cliente, el aviso y el técnico |
| Lo usa sobre todo | El jefe de mantenimiento | Administración y dirección | La oficina técnica y los técnicos |
| Fuerte en | Preventivo, historial e indicadores | Facturar y llevar las cuentas | Avisos, agenda, partes y contratos |
| Lo tiene quien | Mantiene sus propios equipos o los de sus clientes | Casi toda empresa | Presta servicio técnico a clientes |
Muchas empresas de mantenimiento no tienen un GMAO aparte: llevan las órdenes y el preventivo en el módulo de servicio técnico de su ERP. Lo que importa no es el nombre del programa, sino que cada equipo tenga su historial y que ningún preventivo dependa de la memoria de alguien.
Algunos GMAO que se usan en España
Hay decenas. Estos son algunos de los que más se ven en empresas de mantenimiento españolas, con lo que dice cada fabricante de sí mismo:
- Fracttal. Software de mantenimiento que se presenta como CMMS con IA: activos, órdenes de trabajo e informes.
- Rosmiman. Software de gestión de instalaciones y mantenimiento (IWMS, CAFM y CMMS).
- Prisma, de Sisteplant. CMMS o GMAO para servicios, inmuebles, infraestructuras e industria.
- IBM Maximo. Gestión del ciclo de vida de los activos, para empresas grandes.
- SAP. El mantenimiento dentro de su ERP, en empresas que ya trabajan con SAP.
No es una recomendación: lo que encaja depende del tamaño, del sector y de lo que ya uséis.
Cómo elegir un GMAO
- Empieza por los equipos. Si no sabéis cuántos equipos mantenéis ni dónde están, el primer trabajo es el inventario, no el programa.
- Mira si tu ERP ya lo hace. Un GMAO aparte es un sitio más donde hay que teclear los mismos datos.
- Pruébalo con tus técnicos. Si la app del móvil es incómoda, los partes llegarán tarde o a medias.
- Pide que te enseñen a sacar los datos. Que se pueda exportar todo, en un formato abierto, sin pedir permiso.
- Pregunta por las integraciones. Con la facturación, con el correo y con quien recibe los avisos.
- Cuenta la puesta en marcha. Cargar equipos, planes de preventivo y contratos lleva semanas; pregunta quién lo hace.
- Desconfía del gratis sin límites. Los planes gratuitos suelen limitar usuarios, equipos u órdenes. Mira el límite antes de cargar datos.
GMAO e inteligencia artificial
Un GMAO guarda y planifica, pero no atiende a nadie. Las órdenes de correctivo siguen naciendo de una llamada, un correo o un WhatsApp que alguien de la oficina tiene que coger, entender y pasar al programa. Ahí es donde encaja un agente de IA: no sustituye al GMAO, trabaja encima.
Lo que hace el GMAO
- Guarda equipos, órdenes, repuestos e historial.
- Planifica el preventivo y genera sus órdenes.
- Mide con las órdenes cerradas.
Lo que hace un agente de IA
- Atiende el aviso por teléfono, correo, WhatsApp o web.
- Pregunta lo que falta: equipo, marca, alarma, dirección.
- Prepara la orden en el GMAO o el ERP para que la oficina la apruebe.
Lo que es un agente y qué se le puede delegar está en qué es un agente de IA, y cómo se prueba uno en una empresa de mantenimiento, en agentes de IA para empresas de mantenimiento.
En resumen
Un GMAO es el programa donde viven los equipos, las órdenes de trabajo, el preventivo, los repuestos y los indicadores del mantenimiento. Sirve para que no se caiga ningún preventivo, para tener el historial de cada equipo y para medir.
No atiende avisos ni rellena órdenes solo. Eso es lo que puede hacer un agente de IA encima, con una persona de la oficina que aprueba lo que entra.
Fuentes
Sobre el autor
Joaquín TenésCofundador de Delegic
